Tietosuojaseloste 

 

Asiakas- ja yhteistyökumppani- sekä päättäjärekisterin tietosuojaseloste

 

1 Rekisterinpitäjä

EmCe Solution Partner Oy
Jämsänkatu 2
00500 Helsinki
(jäljempänä ”me” tai ”EmCe”)

2 Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Markus Backlund
markus.backlund@emce.fi

3 Rekisterin nimi

Asiakas- ja yhteistyökumppani- sekä päättäjärekisteri

4 Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yrityksen oikeutettu etu ja/tai asiakassuhde tai sopimuksen täytäntöönpaneminen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

  • tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen,
  • sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen,
  • yhteydenpito
  • asiakassuhteemme hoitaminen,
  • asiakkaan tai muun rekisteröidyn käyttäytymisen analysointi ja profilointi,
  • sähköinen suoramarkkinointi,
  • markkinointi,
  • koulutusten ja/tai tapahtumien järjestäminen
  • toimeksiannon tilaaminen,
  • mainonnan kohdentaminen yhtiömme omissa ja muiden tahojen verkkopalveluissa

Käytämme profilointia tunnistamaan rekisteröityjen henkilöprofiileja, verkkokäyttäytymistä, ikää, kulutustottumuksia. Käytämme näitä tietoja markkinoinnin kohdentamisessa ja palvelujen kehittämisessä.

5 Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme rekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:

  • rekisteröidyn perustiedot kuten nimi* asiakasnumero, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana;
  • rekisteröidyn yhteystiedot* kuten sähköpostiosoite;
  • mahdolliset suoramarkkinointikiellot
  • yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot* kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet, asema ja/tai tehtävänimike sekä yhteystiedot;
  • asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot kuten tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista sekä tilauksista, kirjeenvaihto
  • tapahtumien osallistujatiedot ja mahdolliset tapahtumaan liittyvät tiedot, kuten ruoka-rajoitteet, esteettömyystarpeet
  • mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn antamat tiedot.

Kun saamme tiedot sinulta, tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua.

6 Mistä saamme tietoja?

Rekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään puhelimitse, verkossa, tapaamisissa tai muulla vastaavalla tavalla. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta, kaupparekisteristä sekä muista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

7 Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille.

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallintaa ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimalla ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan. Olemme huolehtineet alihankkijoidemme kanssa tietosuojastasi laatimalla henkilötietojen käsittelyn osalta käsittelysopimukset.

Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

8 Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat asianmukaisesti suojattuna ja joihin pääsevät käsiksi ainoastaan ennalta määritellyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista, kuten asiakassuhteen voimassaolon ajan ja sen jälkeen lakisääteisten velvoitteidemme noudattamisen ajaksi 10 vuotta. Arkaluontoiset tiedot hävitämme välittömästi käyttötarkoituksen päätyttyä, kuten ruoka-rajoitetiedot hävitämme heti tapahtuman jälkeen.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

9 Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lainmukaiset perusteet. Tarkastuspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja lähetettävä allekirjoitettuna yllä mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Tietojen korjauspyynnössä on yksilöitävä korjattava virhe ja ilmoitettava korjatut tiedot. Yhden tarkastuspyynnön käsittely vuodessa on rekisteröidylle maksutonta. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän välisemme asiakassuhde. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

10 Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot on tehtävä kirjallisesti ja lähetettävä allekirjoitettuna yllä mainitulle (kohdassa 2) rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Tietojen korjauspyynnössä on yksilöitävä korjattava virhe ja ilmoitettava korjatut tiedot. Yhden tarkastuspyynnön käsittely vuodessa on rekisteröidylle maksutonta.

11 Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

 

Luotu 19.4.2018