Tämä tietosuojaselostus on päivitetty 18.11.2025

1 Rekisterinpitäjä

EmCe Solution Partner Oy

Konepajankuja 3

00510 Helsinki

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:

Markus Backlund

Tietosuojavastaava Anja Hänninen 

tietosuoja@emce.fi

2 Rekisterin nimi

EmCe 365 -ohjelmiston käyttäjärekisteri. 

3 Rekisterin tarkoitus ja käyttäminen

Käsittelemme henkilötietoja mahdollistaaksemme: 

– palvelun toimittamisen

– sopimus- ja muiden velvollisuuksiemme täyttämisen

– käyttäjän tunnistamisen EmCe 365 -palvelussa

– käyttäjätilien hallinnan

– käyttäjien tiedottamisen heihin liittyvistä muutoksista

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat sopimuksen täytäntöönpano, rekisteröidyn suostumus ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu, erityisesti palvelun kehittämisen ja tietoturvan varmistamisen osalta. Oikeutettuun etuun perustuva käsittely on arvioitu siten, ettei se aiheuta kohtuutonta haittaa rekisteröidyn oikeuksille ja vapauksille, ja että rekisteröity voi kohtuudella odottaa kyseistä käsittelyä. 

4 Rekisterin tietosisältö

Käsittelemme rekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja: 

– käyttöoikeuden haltijan nimi ja sähköpostiosoite 

– käyttäjätunnukset, kirjautumistiedot ja muut tunnistetiedot 

– ohjelmistoa koskevat käyttöoikeudet ja niiden rajaukset 

– ohjelmiston käytön yhteydessä tallentuvat lokitiedot   

– automaattisesti kerätyt tiedot* 

*Käyttäjän käyttäessä Palvelua, tiettyjä tietoja Käyttäjän laitteesta voidaan tallentaa automaattisesti käyttäen erilaisia teknologioita. Nämä automaattisesti kerätyt tiedot sisältävät IP- tai muun laitteen osoitteen tai tunnuksen, internetselaimen ja/ tai laitteen tyypin, Käyttäjän Palvelussa näyttämät tai käyttämät sivut taikka muun sisällön, vierailun päivämäärän ja kellonajan, pääsyoikeuden, tai Palvelun käytön. 

5 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot kerätään suoraan sinulta sekä organisaatiosi EmCe-ohjelmiston pääkäyttäjältä. 

6 Tietojen luovuttaminen

Tietoja luovutetaan eteenpäin vain niissä tapauksissa ja siinä laajuudessa, kuin se on tarpeen tietojen käyttötarkoituksen toteuttamiseksi sekä palveluiden asianmukaiseksi toimittamiseksi. Tietojen luovutus voi tapahtua myös tilanteissa, joissa selvitetään mahdollisia ongelmatilanteita tai kehitetään ohjelmiston toiminnallisuutta. 

Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ilman lainmukaista perustetta ja riittäviä suojatoimia. 

7 Tietojen suojaaminen ja säilyttäminen

Henkilötiedot on suojattu asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Suojausmenetelmiin kuuluvat muun muassa käyttöoikeuksien rajaukset, salasanasuojaus, palomuurit, salaus, turvalliset laitetilat sekä säännöllinen varmuuskopiointi. Lisäksi järjestelmässä on mahdollisuus ottaa käyttöön kaksivaiheinen tunnistautuminen, joka parantaa tietoturvaa entisestään. 

EmCen henkilöstö on sitoutunut salassapitoon ja saanut asianmukaisen koulutuksen tietosuoja- ja tietoturvakäytäntöihin. Lisäksi EmCe tekee yhteistyötä ulkopuolisten palveluntarjoajien kanssa vain silloin, kun heidän kanssaan on solmittu tietojenkäsittelysopimukset. Näissä sopimuksissa määritellään selkeästi osapuolten tietosuojavelvoitteet ja vastuut, ja palveluntarjoajat ovat sitoutuneet noudattamaan sovittuja tietosuojakäytäntöjä.   

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin käyttäjätili on aktiivinen ja asiakassuhde voimassa. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen tietoja säilytetään vain siinä laajuudessa ja niin kauan kuin se on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi tai oikeudellisten vaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Pääsääntöisesti poistamme asiakastiedot välittömästi asiakassuhteen päätyttyä, kuitenkin viimeistään kuusi (6) kuukautta palvelun irtisanomisajan päättymisestä. Kun säilytysaika on kulunut, poistamme tai anonymisoimme tiedot turvallisesti. 

8 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröitynä sinulla on oikeus vaikuttaa siihen, miten henkilötietojasi käsitellään. Voit esimerkiksi pyytää pääsyä sinua koskeviin tietoihin, vaatia virheellisten tietojen oikaisua, pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista, sekä vastustaa henkilötietojesi käsittelyä tietyissä tilanteissa. Silloin kun käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Tietyissä tapauksissa voit myös pyytää, että sinua koskevat tiedot siirretään toiselle rekisterinpitäjälle. 

Kaikkia oikeuksia ei sovelleta automaattisesti, vaan niiden käyttö riippuu käsittelyn oikeusperusteesta ja tilanteesta. Pyyntösi käsitellään aina tapauskohtaisesti, ja voimme tarvittaessa pyytää lisätietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi. Pyyntöihin vastataan ilman aiheetonta viivytystä, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa. Jos pyyntö on poikkeuksellisen laaja tai monimutkainen, käsittelyaikaa voidaan jatkaa enintään kahdella kuukaudella. 

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä tietosuojaselosteemme kohdassa yksi (1) mainittuun rekisteriasioiden yhteyshenkilöön. Pyyntösi voi olla vapaamuotoinen, mutta sen tulee sisältää riittävät tiedot, jotta voimme tunnistaa sinut ja käsitellä asian asianmukaisesti. 

Tietopyyntöjen käsittely on lähtökohtaisesti maksutonta. Mikäli pyyntö on ilmeisen perusteeton tai toistuvasti esitetty ja kohtuuton, voimme periä kohtuullisen maksun pyynnön toteuttamisesta aiheutuvien hallinnollisten kustannusten kattamiseksi. Mahdollisista kustannuksista ilmoitetaan sinulle aina etukäteen ja perustellaan selkeästi. 

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus, jos koet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti tai oikeuksiasi ei toteuteta asianmukaisesti. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutetun toimisto. Voit tehdä ilmoituksen suoraan heidän verkkosivuillaan osoitteessa: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-epakohdasta-henkilotietojen-kasittelyssa.

9. Tietosuojaselosteen muutokset 

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, informoimme näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla verkkosivuillemme asiasta erikseen ilmoituksen.  

Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.