”Ainoa asia, mikä ohjelmiston vaihdossa harmittaa on se, että teimme sen vasta nyt!”

TEKSTI: HEIDI PUUSA

”Olimme viivästyttäneet ohjelmiston vaihtoa pitkään, sillä kuvittelimme sen vievän todella paljon aikaa. Vaihto saatiin kuitenkin vietyä läpi ilman suurempaa stressiä ja huomattavasti nopeammin kuin olimme ajatelleet”, kertoo Roin Tili- ja veropalveluiden yrittäjä Kari Pauna.

Roin Tili- ja veropalvelut on vuonna 1994 perustettu auktorisoitu tilitoimisto. Yritys halusi uusia kirjanpito-ohjelmansa, sillä vanha ohjelmisto oli tullut tiensä päähän, eikä sen ominaisuudet enää tukeneet parhaalla mahdollisella tavalla työn tekemistä.

”Ajoitimme ohjelmiston vaihdon vuoden alkuun, sillä suurimmalla osalla asiakkaistamme päättyy tilikausi joulukuussa ja saimme vietyä kätevästi vuoden lopun tilinpäätöstiedot uuteen ohjelmaan sisään. Tilasimme ohjelmiston tammi-helmikuun vaihteessa ja maaliskuussa meillä oli jo uusi EmCe Taloushallinto -ohjelmisto käytössämme”, jatkaa Pauna.

Koulutus ja yhteyshenkilön asiantuntemus auttoivat siirtymässä

Yksi merkittävimmistä asioista uuteen ohjelmistoon siirtymisessä oli valitun palveluntarjoajan asiantuntemus ja heidän tarjoamansa koulutus.

”Sovimme EmCen asiantuntijan kanssa muutaman päivän, jolloin teimme etäyhteyden avulla yhdessä kirjanpitoa. Samalla pääsimme kollegani kanssa kärryille uuden ohjelmiston ominaisuuksista ja sen tarjoamista toiminnallisuuksista. Koulutus tapahtui näppärästi etänä ja yhteyshenkilömme asiantuntemus erityisesti tietoteknisissä asioissa auttoi meitä todella paljon”, kehuu Pauna.

Uusi ohjelmisto tuonut näppäryyttä tekemiseen

Uusi ohjelmisto on tuonut näppäryyttä ja tehokkuutta kirjanpidon tekemiseen. Se muun muassa ennakoi kirjanpitäjän tekemisiä ja tarjoaa tietoja valmiina, mikä on nopeuttanut myös oppimista. Näkyvin muutos, johon asiakkaatkin ovat reagoineet, on se, että raportit ovat selkeämpiä ja helppolukuisempia kuin aikaisemmin.

”Ainoa asia, mikä ohjelmiston vaihdossa harmittaa on se, että teimme sen vasta nyt! EmCestä saadun tuen avulla prosessi olisi kannattanut viedä läpi paljon aikaisemmin”, päättää Pauna.

EmCen asiantuntijan vinkit onnistuneeseen ohjelmiston vaihtoon:

ASENNOIDU MUUTOKSEEN MYÖNTEISESTI

”Innostu uudesta ja hyväksy se, että asiat saatetaan uudessa ohjelmassa tehdä eri tavalla kuin mihin olet aikaisemmin tottunut.”

VARAA AIKAA

“Varaa riittävästi aikaa muutoksen suunnitteluun ja toteutukseen sekä uuden ohjelman opetteluun ja sen sisäistämiseen.”

SITOUDU PROSESSIIN JA KOULUTUKSIIN

”Sitouta ohjelmiston käyttäjät muutokseen ja uuden ohjelmiston koulutustilaisuuksiin.”

OTA KÄYTTÖÖN MAHDOLLISIMMAN PIAN

”Huolehdi siitä, että koulutetut ominaisuudet otetaan käyttöön mahdollisimman pian.”