ERP ja taloushallinto kulkevat käsi kädessä – miksi niitä silti kehitetään erillään?

Taloushallinnon palvelu hankitaan usein yhdeltä kumppanilta, ERP-järjestelmä toiselta. Malli voi toimia hyvin – mutta kuka katsoo kokonaisuutta ja huomaa, jos prosessin voisi tehdä fiksummin? 

Ulkoistetussa taloushallinnossa taloushallinnon kumppani vastaa kirjanpidosta, järjestelmäkumppani puolestaan ERP:stä. Molemmat voivat hoitaa oman osansa hyvin – haaste syntyy, jos kukaan ei katso, miten järjestelmä ja prosessit toimivat yhdessä. Pahimmillaan asiakas joutuu viestinvälittäjäksi kumppaneiden välillä, kun sama kysymys kiertää asiantuntijalta toiselle.

Tehokkuus syntyy järjestelmän ja taloushallinnon yhteispelistä

Kirjanpidossa voi toistua kuukaudesta toiseen sama manuaalinen työvaihe. Taloushallinnon asiantuntija tunnistaa ongelman, muttei välttämättä tiedä, voisiko sen automatisoida ERP:ssä. Järjestelmäasiantuntija taas tuntee ratkaisut, muttei näe asiakkaan taloushallinnon arkea. Kuka silloin huomaa, että saman asian voisi tehdä fiksummin?

EmCellä tähän kysymykseen on totuttu etsimään vastausta jo 1980-luvulta lähtien, jolloin yhtiö kehitti oman talous- ja palkkahallinnon ohjelmiston. Business Central -kumppanina yhtiöllä on nykyään lähes 20 vuoden kokemus ja yli sata toteutettua ERP-käyttöönottoa.

”Meille ERP ei ole vain tekninen järjestelmä. Pitkä taloushallintotaustamme auttaa ymmärtämään, miten järjestelmässä tehtävät ratkaisut vaikuttavat taloushallinnon prosesseihin, raportointiin ja lopulta liiketoiminnan johtamiseen."

EMCEN ERP-LIIKETOIMINTOJEN JOHTAJA HARRI LUKKARI

Todellinen hyöty syntyy osaamisten yhdistämisestä

Kun Microsoft D365 Business Central ja taloushallinnon palvelut hankitaan saman konsernin sisältä, ensimmäisenä mieleen tulee helposti yhden luukun periaate. Olennaisempaa on kuitenkin se, mitä järjestelmä- ja taloushallinto-osaamisen yhdistäminen käytännössä tuottaa. Kun asiakkaan liiketoiminnan tarpeet, taloushallinnon arki ja järjestelmän mahdollisuudet kohtaavat saman pöydän ääressä, tieto kulkee suoremmin ja kehityskohteet löytyvät helpommin.

Ostolaskujen käsittely voi esimerkiksi aiheuttaa jatkuvasti ylimääräistä selvitystyötä puutteellisten tietojen vuoksi. Kun asiaa tarkastellaan yhdessä ERP-asiantuntijan kanssa, ratkaisu voikin löytyä jo ostoprosessin aikaisemmasta vaiheesta. Silloin ongelmaa ei vain korjata taloushallinnossa, vaan sen syyhyn voidaan puuttua jo liiketoimintaprosessissa.

”Suurin hyöty ei synny pelkästään siitä, että palvelut tulevat samasta konsernista, vaan siitä, että eri alojen osaaminen yhdistyy. Me tunnemme Business Centralin ja taloushallinnon järjestelmät, samaan konserniin kuuluvan Administerin asiantuntijat puolestaan taloushallinnon arjen ja prosessit. Yhdessä löydämme kehityskohteita, jotka muuten voisivat jäädä huomaamatta.”

ERP-LIIKETOIMINTOJEN JOHTAJA HARRI LUKKARI

ERP ei valmistu käyttöönottopäivänä

Yhteistyön merkitys korostuu myös käyttöönoton jälkeen: yrityksen toiminta muuttuu, raportointitarpeet kehittyvät ja uusia mahdollisuuksia automatisointiin syntyy. Siksi ERP:tä ei kannata ajatella projektina, joka päättyy käyttöönottoon.

”Taloushallinnon päivittäisessä työssä nähdään jatkuvasti, missä prosessit toimivat ja missä niitä voisi parantaa. Kun havainnot välittyvät järjestelmäasiantuntijoille, Business Centralia voidaan kehittää todellisten käyttötarpeiden pohjalta. ERP-kumppani puolestaan tuntee järjestelmän mahdollisuudet ja toimialalla hyväksi havaitut käytännöt."

ERP-LIIKETOIMINTOJEN JOHTAJA HARRI LUKKARI

Onko keskittämisessä myös riskejä?

Taloushallinnon palvelun ja ERP-järjestelmän hankkiminen samasta konsernista ei automaattisesti ole paras ratkaisu jokaiselle yritykselle. Keskittämistä harkitsevan kannattaa arvioida kumppanin osaamista, vastuunjakoa ja riippuvuutta yhdestä toimittajasta.

Kuka omistaa järjestelmän ja datan? Voiko taloushallinnon palveluntarjoajaa myöhemmin vaihtaa ilman, että samalla on vaihdettava ERP-järjestelmää tai järjestelmäkumppania?

EmCen toimittama Business Central -ympäristö on asiakkaan omassa hallinnassa, ja taloushallinnon palveluntarjoajan voi halutessaan valita myös konsernin ulkopuolelta.

Iogen löysi uuden ERP-järjestelmän saman katon alta

Iogen oli käyttänyt Administerin taloushallinnon palveluita jo vuosia, kun eteen tuli tarve vaihtaa ERP-järjestelmää. Uusi Business Central -ratkaisu löytyi samaan konserniin kuuluvalta EmCeltä, eikä sopivaa ERP-kumppania tarvinnut etsiä muualta.

Katso videolta, miten Iogenin ja EmCen yhteinen Business Central -projekti eteni:

Lue Iogenin koko asiakastarina ja tutustu myös muihin asiakastarinoihimme.