Sähköinen vs. digitaalinen taloushallinto

Digitsunami on pyyhkäissyt myös taloushallinnon yli. Laskut kulkevat sähköisesti järjestelmästä toiseen, arkistot ja tilikartat löytyvät mappien sijaan pilvestä ja tilikirjanpitäjistä on tullut digikirjanpitäjiä. Mikä tekee taloushallinnosta sähköisen, entäpä digitaalisen? Yhtä kaikki vai ei sittenkään?

Sähköinen taloushallinto tarkoittaa yksinkertaistettuna yrityksen taloushallintoon liittyvien tehtävien, kuten ostolaskujen käsittelyä ja maksamista, myyntilaskujen laatimista ja lähettämistä, kirjanpidon, viranomaisilmoitusten ja raportoinnin hoitamista sähköisesti yhdessä järjestelmässä. Sähköisen taloushallinnon toimintaperiaatteena on, että tiedot kirjataan järjestelmään vain kerran, eheä kirjausketju päivittyy kirjanpitoon ja rutiininomaiset, manuaaliset prosessit automatisoidaan.

Digitaalisella taloushallinnolla puolestaan tarkoitetaan sitä, että kaikki tietovirrat ovat digitaalisessa muodossa alusta loppuun ja käsittelyvaiheet ovat automatisoitu. Jotta taloushallinto olisi digitaalista, eikä vain sähköistä, on kaikki taloushallinnon aineisto käsiteltävä sähköisesti sen kaikissa vaiheissa.

Digitaalisessa taloushallinnossa kaikki tietovirrat läpi koko prosessin ovat digitaalisessa muodossa ja käsittelyvaiheet automatisoitu.

Aikaisemmin puhuttiin paperittomasta taloushallinnosta ja nyt sähköisestä taloushallinnosta, joka on askel kohti digitaalista taloushallintoa. Tavoitteena on automatisoida rutiininomaisia ja manuaalisia kirjanpidon työvaiheita ja tuottaa samanaikaisesti valmista kirjanpitoaineistoa.

Kyse on enemminkin työn luonteen muutoksesta kuin teknisestä muutoksesta. Kun työn luonne muuttuu tallennuksesta tiedon ja prosessien ohjaukseen, seurantaan ja analysointiin, voi tämä muodostaa uusia haasteita työntekijöiden osaamiselle ja muuttaa toimenkuvia. Keskittymällä tiedon syvällisempään ja tuottavampaan analysointiin säästetään aikaa, vaivaa ja rahaa verrattuna perinteisiin taloushallinnon prosesseihin.

 Digitalisoi kaikki mikä on taloushallinnossa digitalisoitavissa ja keskity täysillä varsinaiseen liiketoimintaasi.

Digitaalisen taloushallinnon edut ovat selkeät ja siitä saatavat hyödyt konkretisoituvat nopeasti sen käyttöönoton jälkeen. On kuitenkin hyvä pitää mielessä, ettei pelkän järjestelmän hankinnalla saavuteta näitä etuja. Järjestelmää on osattava käyttää ja panostettava koulutukseen, jolloin siitä tulee pätevä johtamisen väline.

Kirjoittaja: Susanna Suomela

EmCen markkinointipäällikkö. Liittynyt EmCeläisiin keväällä 2015. Arvostaa hyvin muotoiltuja asioita, olipa kyse tuotteista, palveluista tai busineksestä. Aloittaa ruokalistojen lukemisen aina jälkiruuista. Löytänyt uuden harrastuksen ilmajoogasta. Haluaisi oppia valokuvaamaan ja seisomaan käsillään.